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Le 5 regole d’oro per scegliere un PMS per hotel nel 2024

Spesso, durante le nostre attività di consulenza, ci confrontiamo con voi albergatori ed emergono domande e considerazioni relative al “PMS”, o Property Management System, che è il software gestionale che consente agli hotel di gestire le proprie attività in modo efficiente e completo.

Negli anni, noi di INUP, ci siamo accorti che in un mercato sempre più competitivo, è importante scegliere un PMS che soddisfi le esigenze specifiche della propria struttura e che sia in grado di supportare la crescita dell'azienda.

E quindi, come scelgo?

Ecco 5 caratteristiche fondamentali che un PMS per hotel dovrebbe avere nel 2024:

1. Flessibilità e scalabilità

Il PMS deve essere in grado di adattarsi alle esigenze specifiche della struttura, indipendentemente dalla sua dimensione o tipologia. Deve essere inoltre scalabile, in modo da poter supportare la crescita dell'azienda. Per questo motivo le soluzioni CLOUD rappresentano la migliore soluzione perché la crescita dell’azienda non comporterà un rinnovo del parco hardware con conseguenti costi, ma potrà essere gestita fluidamente, infatti secondo un rapporto di ricerca di mercato di Technavio, negli ultimi 4 anni, circa il 75% della crescita del mercato dei software di gestione immobiliare è stata generata da soluzioni basate su cloud.

Questa caratteristica è fondamentale per gli hotel di tutte le dimensioni. Un PMS flessibile può essere utilizzato da hotel di piccole dimensioni per gestire le attività di base, come le prenotazioni, la contabilità e le operazioni quotidiane. Un PMS scalabile può essere utilizzato da hotel di grandi dimensioni per gestire anche funzioni più complesse, come il CRM, il marketing e le vendite.

2. Semplicità d'uso

Il PMS deve essere semplice da usare, in modo che tutti gli operatori della struttura possano utilizzarlo con facilità. Questo è importante per garantire un'operatività efficiente e senza errori. 

Un PMS semplice da usare può aiutare a ridurre l'errore umano e a migliorare l'efficienza operativa. Ad esempio, un PMS può utilizzare un'interfaccia intuitiva e dei tutorial per aiutare gli operatori a imparare a utilizzarlo rapidamente e facilmente. 

Questa caratteristica si è dimostrata fondamentale negli ultimi anni dove il turnover del personale si è purtroppo fatto sentire in maniera evidente e la facilità di apprendimento ha agevolato notevolmente l’avvicendamento nei vari reparti garantendo la continuità di servizio anche con la stagione in corso. 

3. Integrazione con altri sistemi

Il PMS deve essere integrato con altri sistemi, come il CRM, il sito web dell'hotel e i sistemi di prenotazione online. Questa integrazione consente di migliorare l'efficienza e l'efficacia dei processi aziendali. 

Un PMS integrato con altri sistemi è fondamentale per la gestione dell’hotel per esempio un CRM esterno, sistemi di domotica, riconoscimento documenti, RMS o qualsiasi strumento esterno che possa agevolare e migliorare il servizio al cliente ed aiutare la struttura a risparmiare tempo e denaro.

4. Sicurezza

La sicurezza dei dati è fondamentale per qualsiasi azienda, in particolare per gli hotel che gestiscono dati sensibili dei propri clienti. Il PMS deve offrire un alto livello di sicurezza, in modo da proteggere i dati da accessi non autorizzati.

Un PMS sicuro può aiutare gli hotel a proteggere i dati dei propri clienti, evitando violazioni della privacy. Ad esempio, un PMS può utilizzare la crittografia dei dati per proteggere le informazioni personali dei clienti.

5. Supporto clienti

Il PMS deve offrire un supporto clienti affidabile e reattivo, in modo da poter risolvere eventuali problemi o dubbi in tempi rapidi.

Un PMS con un supporto clienti affidabile può aiutare gli hotel a risolvere rapidamente eventuali problemi o dubbi. Ad esempio, un PMS può offrire, oltre ad un servizio di email o ticketing, un servizio un servizio di assistenza telefonica con reperibilità estesa anche ai giorni festivi, dove per ragioni di maggiore attività, potrebbero esservi più necessità.

Conclusioni

Il PMS è un software fondamentale per gli hotel di tutte le dimensioni, un PMS che soddisfi le caratteristiche sopra descritte può aiutare gli hotel a migliorare l'efficienza operativa, ridurre i costi e aumentare le entrate e quindi scegliendo un PMS che soddisfi le vostre esigenze specifiche, potete garantire il successo della vostra struttura e migliorare l'esperienza dei vostri ospiti.

Gli ulteriori scenari degli ultimi 12 mesi ci portano a guardare al futuro ipotizzando che a breve vedremo delle interessanti integrazioni gestite con l’Intelligenza Artificiale che saranno sempre più perfezionate e sempre più presenti nei vari flussi di contatto con la clientela: dalla risposte alle richiesta di preventivo, al monitoraggio della soddisfazione durante il soggiorno per arrivare alle risposte alle recensioni che il cliente può effettuare una volta tornato a casa.

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